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Project Management 2.0 pour l'environnement collaboratif Lotus

Nouveau: La première solution de Gestion de projet 2.0 intégrée aux plateformes IBM Lotus Quickr et IBM Websphere Prtal - présentation de ProjExec et de son connecteur MS Project sur Quickr Blog.

Gestion de projet traditionnelle vs. Social Project Management (gestion de projet 2.0)

Je vous livre ici un retour de discussion lors d'un Workshop sur les projets collaboratifs que nous avions organisé à l'IBM Innovation Center.
C'est une réflexion intéressante sur ce qu'attendent nos clients de la gestion des projets mais surtout sur pourquoi l'offre Lotus est unique.

Tout d'abord, il y a des Pratiques Usuelles de collaboration dans les projets de l'entreprise:

1- Utiliser l'e-mail / serveurs fichier pour diffuser des documents
2- Utiliser des arborescences libres et à signification ponctuelle
3- Faire le suivi du temps passé / facturé
4- Centraliser la mise à jour du Planning
5- Faire évoluer le périmètre du projet
6- Constater des retards
7- Ne pas savoir qui fait quoi dans le projet
8- Chacun sa tâche, sans compréhension globale
9- Faire des plans détaillés
10- Gérer le tout sans exception, sans règle générale
11- Travailler en mode projet avec des check-lists
12- Publier des rapports pour les mettre à disposition des managers
13- Croire que ses priorités sont celles de tous
14- Tout centraliser, distribuer
15- [Ne pas impliquer les utilisateurs finaux]

Alors que les Meilleures pratiques suggèrent de :

1. Gérer automatiquement les versions de documents
2. Utiliser une arborescence adaptée
3. Distinguer avancement et temps passé
4. Chacun met à jour ses tâches
5. Chaque changement est estimé et approuvé en assurant la traçabilité
6. Les alertes sont remontées automatiquement (Temps réél)
7. Le rôle de chacun est bien défini
8. La décomposition du projet est claire
9. Si le niveau de détail est trop grand, autant découper et simplifier
10. Définir une règle générale et gérer les exceptions
11. L'avancement est lisible en temps réel
12. Chacun suit ses portefeuilles
13. Impliquer chaque intervenant
14. [Travailler avec les utilisateurs finaux lors de la mise en place]

Où se trouve la différence ?
Dans les pratiques usuelles, l'accent est mis sur les métriques: fait/pas fait, facturé/reste à faire, etc... et le reste, ce dont les intervenants ont besoin pour travailler correctement, est considéré comme quantité négligeable. Nous pouvons penser, dès lors, que les métriques amélioreront notre compréhension. --Ajouter des métriques surcharge un peu plus le manager ou le chef de projet de tâches administratives pour un résultat plus que mitigé (moins je comprends, plus je mets des métriques et ... moins, je comprends). En réalité, dans les activités d'un service ou d'un projet, ces --métriques seuls-- n'apportent rien voir, ont un effet contre productif.

Que faire ?
Pour répondre à la question, il faut revenir sur les fondamentaux. Un projet doit être mené vers ses objectifs. Nous le savons.
La méthodologie est garante du résultat. L'inconvénient c'est que l'administratif lié à toute méthodologie est chronophage. Alors que le réel métier d'un manager ou d'un chef de projet est de stimuler ses équipes. Concrètement, de contourner les turpitudes quotidiennes inhérentes à tous pilotages d'une activité service ou projet, de souder son équipe et non de remplir des tableurs administratifs pour alimenter des personnes qui au mieux les parcourront, sans les comprendre.

Comment stimule-t-on ses équipes?
En innovant dans l'organisation des projets :
1) En replaçant l'humain au centre des projets.
2) En donnant la juste information à la bonne personne.
3) En soulageant, au maximum, les chefs de service ou de projet des tâches administratives.

Lotus Quickr, dans ce cas, offre un accès facile à l'information et donne l'accès à toute la documentation de l'équipe projet ou du service. Les connecteurs sont plébiscités.

Est-ce suffisant pour les projets?
Les clients nous disent, non. Ils nous faut des indicateurs pour donner de la visibilité et de la valeur à notre activité.

ProjExec pour Quickr/Domino ou J2EE vous soulage de toute la partie administrative, vous fournit les indicateurs de pilotage (Gantt, alertes, évènements, changements, rapports) nécessaires à une meilleure mise en valeur de ses équipes, de ses projets.

Ceci étant les us et coutumes des équipes ont la vie dure... La conduite du changement reste prioritaire pour que la collaboration dans les équipes évolue.
Mais ceci fera l'objet d'une prochaine publication!

Faire du projet collaboratif avec Quickr et ProjExec

WORKSHOP ProjExec® Quickr®   15 octobre 2009, 9h30 - 12h30 dans les locaux d'IBM Innovation Center à Noisy le Grand     Chef de projet ou Manager? cet atelier est pour vous: une matinée interactive autour des pratiques de pilotage de projet, au cours de laquelle vous partagerez votre expérience avec d'autres animateurs projet. Dresser des plans d'action? savoir où vous en êtes? avec qui vous travaillez? les faire tous collaborer? Extraire vos rapports d'avancement d'une manière automatique? être avertis à temps? suivre des portefeuilles? Pour simuler toutes ces études de cas, vous utiliserez Quickr® et ProjExec®. ProjExec® Quickr® est l'unique solution de gestion de projet mettant l'accent sur la phase Exécution, phase où le risque est majeur en terme de budget, ressources et temps. Améliorez votre efficacité au minimum de 15% ! Animateurs : François Guérin, Maria-Gabriela Hoza AGENDA 9h - 9h30 Accueil, café et croissants 1. Présentation des intervenants et du déroulement 2. Bonnes pratiques de travail collaboratif et de projet collaboratif 10h45 - 11h00 Pause 3. Quickr et ProjExec en pratique 4. Pour aller plus loin... Vos commentaires nous intéressent : 1 - quels sont les gains potentiels attendus d'une solution collaborative de gestion de projets? 2 - quelles sont les conditions pour concrétiser ces gains? ou inversement, quels en sont les freins ?

Et après la messagerie ?

1 - Je me souviens que IBM, évoquant le volume de mail, nous parlait de 98% de SPAM reçu. j'en déduis simplement que seul 2% des mails sont désirés.
2 - Il me manque un doc. Pouvez-vous me restaurer ma boite mail?
c'est pour répondre à cette question que l'on sauvegarde des Gigas de données dont toutes ne sont pas  utiles.
3 - Question de bon sens, est-ce économique d'utiliser un système qui n'a que 2% d'efficacité ?
Efficacité !!! vite dit, parce que dans les 2% restants, nous sommes loin des meilleures pratiques ;)
Pièces jointes énormes, toute l'entreprise et au delà en copie, etc...

En réalité le mail est victime de sa facilité d'usage.
Intuitif et pratique, il vous permet la communication tous azimuts.
Le mail a permis à l'entreprise de donner, à tous, un moyen de communication rapide, de plus, sans formation.
De fait, le mail est dominant dans la communication. 

Avec le temps, la boite mail est devenu base de connaissances.

Outre les inconvéniants "IT" de sécurisation, de respect de la vie privée, les effets de bord se font ressentir jusque dans la qualité du travail réalisé : -Mauvaise version de Doc- doc pas vu- pas au courant- rassembler diverses données-

Le fait que quelques sociétés (Cf cas Valéo) externalisent leurs messageries sur des plateformes en mode Saas (GoogleApps, LotusLive) est le signe avant coureur, qu'une messagerie ne doit plus être l'outil stratégique de communication dans l'entreprise.

La communication doit se faire de façon mieux organisée et de manière beaucoup plus professionnelle.
Il est peut être temps de changer la façon de faire.
1°) Centraliser l'information capitale pour l'entreprise.
2°) Distribuer efficacement en fonction des types d'informations.
3°) Utiliser la messagerie actuelle comme simple avertisseur.

Sans aucun doute des solutions tel que Lotus Quickr, Lotus Connections, ProjExec nous montrent le chemin. Et après la messagerie ?=> si la messagerie devenait intelligente.

5 astuces pour une rentrée efficace et organisée

De retour des vacances : avec plein d'idées? avec une pile de nouveaux dossiers, voir anciens? voici nos 5 astuces pour réussir votre rentrée et rester motivé à la longue. Nous nous sommes prêtés au jeu en adaptant ces conseils pour ProjExec Quickr, notre solution de pilotage par objectifs. Même si vous ne comptez pas parmi nos clients, jettez quand même un coup d'oeil et gardez à l'esprit ce que ProjExec peut vous apporter au jour le jour pour votre organisation.

1. Une vue globale
Dressez ou revisez la liste de vos objectifs (stratégiques ou opérationnels) jusqu'à la fin de l'année. Vous partez d'un brouillon (une check-list) et vous rajoutez des délais (voir dates-limite). En plus de marquer ce qui a été fait (la satisfaction d'une réussite!) vous pouvez suivre la progression en utilisant des pourcentages - ProjExec se charge de la consolidation globale. Si vous voulez détailler chacun d'entre eux, à vous de voir le niveau de granularité : elle sera plus fine si le chantier est délicat (conforme au dicton Divide et Impera), pour le découper en tâches individuelles.  Dans ProjExec, le suivi de l'avancement ainsi que l'utilisation des dates-limite vous permettent une remontée d'alertes automatiques pour prévenir les dépassements. Utilisez par la suite des filtres pour afficher ce qui a été fait, ce qui reste à faire, ce qui est à venir. Les codes-couleurs vous aident également à visualiser rapidement l'avancement d'un objectif - ou identifier rapidement une source de retard.

2. De la visibilité sur l'avancement
Observez le bilan global de la gestion de vos objectifs. Qu'est-ce qui vous mécontente? qu'est-ce que vous pouvez faire pour améliorer la situation? agissez au plus tôt (à l'avenir vous éviterez de réproduire des mêmes situations) et n'oubliez pas d'analyser également ce qui se passe bien. Les rapports de ProjExec vous offrent un résumé automatique que vous pouvez cependant personnaliser à votre guise. En fin d'année ils sont également un moyen de garder une trace visible pour réutiliser toute cette expérience - plutôt que de compter sur votre mémoire. Sans parler du fait que, en cas de fatigue, la tentation est grande de ne voir que ce qui ne va plus. Vous disposez ainsi d'une aide précieuse d'une année à une autre, d'un projet à un autre.

3. Diffusion d'informations
Aussi, restez motivé en pratiquant une activité stimulante : lecture d'actualités sur votre métier, de revues professionnelles ou contribution au blogs avec notification des quelques contacts de votre réseau. Faites profiter vos collègues : utilisez les espaces d'équipe de type wiki ou blog pour partager avec eux ce qui vous semble intéressant. Cela vous fera également connu au sein de votre entreprise comme un expert sur tel ou tel sujet.

4. Espaces collaboratifs
Injectez de la nouveauté dans votre quotidien : vous pensez à l'animation d'un groupe d'étude transversal dans votre entreprise, la participation à une association professionnelle de votre métier, animation de forum ou d'un blog sur votre domaine d'expertise? tant mieux! et diffusez vos idées à l'aide de ces espaces collaboratifs  - ProjExec Quickr vous sera utile à l'intérieur de l'entreprise (auprès de vos collaborateurs) aussi bien qu'à l'extérieur (si vous invitez des clients voir partenaires ayant accès). Les espaces d'équipe permettent également la gestion d'un agenda d'évènements, pour faire connaître des dates-clé aux autres participants.

5. Productivité et Efficacité
Enfin, ces quelques astuces vous permettent de vous organiser efficacement en debut d'année ou à la reprise de l'activité. Mais si vous les adoptez en tant que pratiques usuelles, vous bénéficierez sans doute d'une meilleure visibilité (et sérénité) au jour le jour.

En savoir plus sur ProjExec Quickr? nous sommes à votre disposition pour toute question, contactez-nous par mail à [email protected] ou par téléphone 01 41 21 95 20.