Témoignage du DSI de GNIS - le succès d'implémentation d'un portail métier

M. Michel Gautier, Directeur Informatique de GNIS:
<<Pour une PME/PMI comme la notre (ayant fait le choix des produits IBM), l'intérêt majeur d'un tel portail d'intégration est sa capacité d'être "prêt à utiliser", englobant une "boîte à outils" pour le développement ainsi que les meilleures pratiques d'intégration des applications.>>

Paris, 6 juillet 2006

1. Quelques mots sur l'organisation de la société et sur l'équipe informatique

- GNIS est une PME/PMI ayant le siège à Paris; son organisation interne comporte 6 délégations régionales qui couvrent le territoire français, pour environ 180 salariés
- l'équipe informatique compte 7 personnes dont 5 sont affectés à la maintenance et évolution applicative, les autres prenant en charge l'administration de l'infrastructure

  2. Description de l'environnement initial (serveurs, applications) et des objectifs du projet portail

Pour l'infrastructure transverse, notre SI est construit autour de produits IBM et de produits tiers auxquels se rajoutent diverses applications métier. De par notre organisation territoriale, l'infrastructure technique est basée sur un réseau (7 sites sur l’ensemble de la France) de serveurs centraux et régionaux. L'ossature centrale utilise un serveur IBM iSeries, des serveurs Intel Windows 2003 et chaque site régional dispose d’un serveur Notes et d’un serveur de production - Intel Windows 2003 avec des bases de données relationnelles gérées par SQL Serveur.

Pour la réalisation des tâches quotidiennes métier, les utilisateurs accèdent à plusieurs applications en mode client / serveur (Magic, VDoc, Notes, Selligent, Business Objects).

La mise en place du portail métier a donc été envisagée pour faciliter l'accès aux différentes applications: un tel bureau unique éviterait l'ouverture des multiples applications et permet un accès personnalisé selon profil.

Aussi, du point de vue de l'architecture, la réalisation du projet permet la consolidation sur le site central et l'abandon des serveurs régionaux.


   3. Historique du projet

    * Les reflexions autour du projet ont commencé à la mi-2004.
    * Les activités en amont ont débuté en automne 2004 (expression des besoins, études d'infrastructure, architecture logiciel, préconisations de formation, enveloppe budgétaire).
    * Le feu vert de la direction a eu lieu en janvier 2005 pour un projet pilote partant sur la réalisation de l'application portail intégrant une grille d'activité.
    * Le pilote a débuté au printemps 2005 avec la montée en compétence de l'équipe informatique, sur les technologies de développement java (outils IBM Rational Software Architect) et portail (IBM Websphere Portal Server).
    * En juillet 2005 le pilote était finalisé, les tests ont eu lieu à la rentrée 2005.
    * En fin 2005 le groupe d'utilisateurs "métier" avait réussi à formaliser 6 autres grilles d'activité, dont l'implémentation a été reprise en janvier 2006.

   4. Etat actuel du projet, phasage de la mise en production

A ce jour (mi-2006), le portail comporte plusieurs espaces:
- collaboratif (annuaire, agenda, messagerie),
- administratif (notes de frais, demandes de congé),
- qualité (documents et procédures)
- ainsi qu'un espace métier.

Dans cet espace métier, la première application "maison" développée sous le portail a mis à disposition des utilisateurs les activités et les documents procéduraux concernant les processus spécifiques GNIS, selon le métier concerné et la saisonnalité. Les grilles descriptives sont créées par les groupes de travail utilisateurs constitués à cette occasion. En ce moment 7 grilles métier sur les 13 existantes ont été intégrées à l'application portail.

   5. Les aspects organisationnels du projet

Plusieurs aspects doivent être mentionnés:

    * l'importance du pilote: la mise en place progressive a permis une montée en compétences de l'équipe, qui désormais assure la maintenance et l'évolution du portail, aussi bien sur le plan applicatif que sur l'administration technique

    * implication initiale des utilisateurs: la réunion des représentants des régions n'a pas été facile mais il est très important que l'expression des besoins se fasse en direct, par les personnes qui constitueront les utilisateurs finaux
    * rôle du DSI / animateur: dans un tel projet d'entreprise, le rôle de la Direction informatique a été aussi et surtout d'animer les travaux et d'orchestrer les équipes voir mobiliser les différents intervenants
    * arbitrage de la mobilisation des ressources: puisque GNIS a souhaité de prendre en charge l'implémentation, la formation et la réalisation de l'application ont dû cohabiter avec les activités quotidiennes. Environ 3 jours (formation et réalisation) sur 5 hebdomadaires ont été dédiées au départ au projet.

   6. Quels sont les points d'attention d'un tel projet d'intégration?

Les relations avec les différents éditeurs constituent un point principal du projet, la webisation des applications devant passer par la faisabilité et les validations techniques. Le passage des différentes applications de client / serveur vers l'accès en mode web nous a réservé quelques surprises, aussi bien sur les techniques à utiliser que sur l'estimation des charges de travail voir sur le changement des produits tiers et licences.

   7. Qu'est-ce que la mise en place du portail a apporté à l'équipe informatique?

Sur le plan de la motivation, il est certain que la montée en compétences sur des nouvelles technologies a représenté un beau défi pour l'ensemble de l'équipe (dont l'âge moyen se situe autour des 35 ans )
Sur le plan professionnel, la réalisation du projet représente également une évolution par rapport à l'existant, ce qui conforte le potentiel de chacune des personnes.

   8. Qu'est-ce que le portail apporte à votre Système d'Information?

Parmi les apports du portail, en tant que composante du SI, nous devons considérer plusieurs aspects: dans l'immédiat, il s'agit certes de l'occultation du bureau Windows. Plus important et sur un plan plus général, le portail a permis une évolution "en douceur" qui évite surtout une refonte complète de l'existant.  On notera également la mise en place progressive, qui nous a permis de maîtriser par nous-mêmes les développements, à notre rythme, ce qui nous permet d'assurer la maintenance voir l'évolution.

D'un point de vue métier, cette fois, la mise en place du portail nous a permis a féderer selon une logique "processus" l'accès aux documents et applications. Il est également intéressant à noter que la nécessaire formalisation préalable du processus qualité a eu un effet secondaire bénéfique: l'opportunité de reviser voir de compléter les procédures métier pour les insérer dans notre Business Process Portal.

   9. En conclusion, quel est l'intérêt d'un tel outil pour les PME/PMI?

Pour une PME/PMI comme la notre (ayant fait le choix des produits IBM), l'intérêt majeur d'un tel portail d'intégration est sa capacité d'être "prêt à utiliser", puisqu'il met à disposition une "boîte à outils" pour le développement autour ainsi que les meilleures pratiques d'intégration des applications existantes (dans le monde IBM ou pas). Ceci permet d'éviter les ruptures technologiques, de faire évoluer l'existant sans avoir à refaire l'ensemble: dans ce contexte, nous ne comptons pas autant les "gains" apportés mais surtout les "économies" de coûts qui nous ont été évitées lors de l'inévitable passage des applications client / serveur vers un accès banalisé.