Le Blog Faciliware

Groupama : Structurer les usages

H-Urban Faciliware : Pourquoi une cartographie des usages vous semble importante pour les utilisateurs lors de l'implémentation d'une nouvelle solution collaborative?

M. Pascal Desseaux, Responsable Infrastructure Poste de Travail, Groupama Systèmes d'Information : Prenons l'exemple du stockage des fichiers: les utilisateurs disposent aujourd'hui à la fois de leur messagerie, des espaces partagés de type File Share, de plusieurs espaces Quickr (ou de type Sharepoint) - sans parler des solutions à venir - type Réseaux sociaux.
Cela peut dérouter l'utilisateur donc il est nécessaire d'être claires dans la stratégie d'utilisation et arriver à passer des messages simples, étayer par des cas d'usages.
Par exemple, on peut travailler sur le contexte : dans le cadre d'un projet, pour de l'archivage, pour la gestion courante ou pour de l'information communautaire.
Peut-être la fourniture d'une matrice d'usage est une idée à explorer.

Consultez aussi les autres Bonnes pratiques.

Les synergies et la performance du groupe

Comme le travail en équipe et la gestion des projets m'intéressent, la vue d'un titre comme "L’intelligence collective à petite échelle" m'a forcément attiré l'attention. Et notamment le paragraphe qui résume une étude du Centre pour l’intelligence collective du MIT, ainsi formulé :

"Pour réussir une intelligence collective, il faut prendre en compte plusieurs facteurs. Première surprise, la <bonne ambiance> importe peu. La motivation des participants n’est pas non plus fondamentale, ni le niveau intellectuel des individus impliqué. Les trois facteurs qui auraient effectivement joué sont d’abord la <sensibilité sociale> des participants... Autre paramètre important : dans les groupes les plus efficaces, les participants tendaient à se partager plus ou moins équitablement le temps de paroles. On n’y trouvait pas une monopolisation de la parole par une minorité des membres. Enfin, troisième facteur, et non le moindre : le succès d’un groupe était corrélé au nombre de femmes y participant."

J'en ai donc essayé d'apprendre davantage sur les travaux cités, dont les résultats ont été publiés en début octobre 2010 sur le site de MIT dans l'article "Putting Heads Together".

Les chercheurs souhaitaient donc documenter l'existence de l'intelligence collective dans les groupes qui collaborent bien et ils ont pu conclure à une effectivité générale^(*) du groupe qui peut prédire la performance du groupe dans nombre de situations.

Pour commencer, voici la méthodologie utilisée : 699 personnes travaillant par groupes de 2 à 5 personnes sur des tâches de type puzzle visuel, négociations, brainstorming, jeux et exercices basés sur des règles complexes. D'un autre côté, la plupart des participants devaient également réaliser individuellement des tâches similaires.

Il a été ainsi démontré que la performance d'un groupe ne pouvait pas être liée à l'intelligence individuelle moyenne ou maximale de ses membres!

L'effectivité du groupe émerge - selon les chercheurs - de la bonne dynamique interne. Les groupes qui, collectivement, étaient plus intelligents, étaient les groupes ayant des niveaux supérieurs de "sensibilité sociale" : autrement dit les groupes ayant la volonte de favoriser la participation de chacun et la contribution des aptitudes individuelles à l'obtention du résultat attendu.  Au contraire, les groupes impliquant une personne dominante étaient moins intelligents que ceux qui bénéficiaient d'une distribution plus homogène des contributions.

A la surprise des chercheurs (qui n'avaient pas envisagé un tel axe), les analyses ont également montré que dans les groupes étudiés, le nombre de femmes avait, lui, une signification prédictive importante. La généralisation des résultats indiquerait que la participation des personnes ayant des "sensibilités sociales" (hommes ou femmes) favorise la performance du groupe.

Les conclusions principales étaient :
1) dans l'obtention des résultats, la performance du groupe et plus imporante que celle des individus: le fait de rassembler des personnes intelligentes ne résultait pas forcément en un groupe intelligent
2) la possibilité d'améliorer l'intelligence d'un groupe se fait soit à travers la modification de sa composition, soit en apprenant aux membres du groupe des meilleurs modalités d'interaction.

Pour leurs travaux à venir, les chercheurs se proposent d'avancer sur plusieurs axes (situations à risques et interactions en ligne) afin de documenter le potentiel d'utilisation dans les entreprises.

Ce qui nous ramène ainsi au lien avec mon point de départ - l'utilisation des solutions collaboratives dans l'entreprise!

Pour ma part, je que j'aimerais retenir (ou peut-être anticiper) est que dans un contexte projet, avec une équipe dédiée travaillant pour atteindre un objectif  :

- les performances individuelles (déjà connues ou manifestée en cours de route) ne garantissent pas la performance de l'équipe
- pour bénéficier de synergies au sein de l'équipe il faut favoriser la contribution de chacun (cet impératif devrait être rappelé dès le départ... aussi, ne pas oublier la conduite du changement lors de l'implémentation des solutions collaboratives! mais aussi les réunions de lancement des travaux / projets et les points intermédiaires voir le bilan à la finalisation)
- si la composition de l'équipe (la propension de chacun à collaborer) peut influencer la performance du groupe,  l'amélioration des résultats de l'équipe ne passe pas forcément par la modification de sa composition mais aussi par l'utilisation des différentes modalités de collaboration
- d'où le renforcement de la position du chef de projet en tant qu'Animateur !

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^(*) "effectivité" dite "effectiveness" en Anglais, que je ne traduis volontairement pas par "efficacité"... mais à l'occasion je m'expliquerai dans une autre note

ProjExec 5, Social Project Management à la portée de tous

Nous n'allons pas revenir sur les multiples avantages à utiliser ProjExec pour travailler en mode collaboratif sur les projets. Ce blog revient assez fréquemment sur les bénéfices que peuvent en tirer les organisations. 
Toutefois, la principale difficulté est de faire adopter la solution par toute la population. Evidemment, la conduite du changement est un élément important, mais la convivialité de "l'outil" peut nous y aider. C'est sur ce potentiel que ce sont bâties les évolutions successives de ProjExec.  

ProjExec 5 augmente la dimension sociale pour tous vos projets. 

ProjExec est toujours plus facile à utiliser. 

- Le WallCast permet de suivre les fils de discussions de vos projets en 1 coût d'oeil ;)

- l'information est disponible sur Lotus Notes, Intranet d'entreprise, les mobiles qu'ils soient Iphone, Android, BlackBerry

  

- Gantt amélioré 

- L'agenda a été fortement amélioré

- Apparition d'un module financier  

- Intégration avec Lotus Connections 

 

Pour voir ProjExec en action sur youtube : http://bit.ly/hIABzQ

Pour en savoir plus : http://www.triloggroup.com

Pour toutes vos questions, nous sommes à votre diposition.

A bientôt!

ProjExec 5, Nouvelle version et 2 Awards IBM / LOTUS

Lotusphere 2011, Orlando,
L'année 2011 Lotus est orientée Social Business. Lotus Connections, Lotus Quickr LotusLive
Tout était en place pour faire du Social Business, beaucoup d'initiative sociale Twitter, Facebook, Blog, les commentaires sur Viadeo, streaming Live des conférences.
Lotus cultive sa différence avec un retour aux sources, prendre en compte l'humain a toujours été le +++ des solutions Lotus.
On a lu des tweets : 'regardez IBM comme une société et pas comme un vendeur'.
Cette année, Trilog Group a été honoré de deux nouveaux Awards pour les  performances et la pertinence de la solution ProjExec. Ce qui porte à 7, le nombre total d'Awards attribué à ProjExec depuis 2006. Record à battre!

Par ordre d'apparition, 

Award "Enabling Innovation through Social Collaboration". Voir... 

Award "Demonstration of Business Value through Social Business". Voir... 

Cette année encore les clients Français ont largement contribué à l'obtention de ces prix. Nous les remercions pour leur disponibilité.

Ces prix ont été décernés non pas uniquement sur les capacités techniques de la solution - tel que: intégration dans Lotus Quickr, Lotus Connections - mais sur des cas concrets d'utilisation clients, sur les bénéfices qu'ils ont obtenus. ProjExec permet la mesure des progrès des projets de l'entreprise.

Pourquoi les clients français obtiennent-ils de bon résultats ? 

La croissance vient de l'innovation, cf. Apple, Android Vs Nokia. 

- Coté pile, le Social Business favorise l'initiative et par conséquent l'innovation. 

- Coté face, le social business change notre façon de travailler en équipe. le "Nous" remplace le "Je". 

Il est à noter que les technologies sociales ne rentrent pas dans l'entreprise par décret mais plutôt par une adoption progressive dans l'entreprise. C'est pourquoi la conduite du changement est un facteur majeur pour la réussite de la mise en place des solutions <<Sociales>> dans l'entreprise. Grâce à une stratégie de mise en place progressive, nos clients français sont à la pointe du travail en collaboration. Nous avons développé une stratégie de mise en place progressive. Demandez notre catalogue "H-Urban formations 2011" Par Ici>>

 

Réussir l'implémentation des solutions collaboratives dans l'entreprise

 Vous vous demandez peut-être pourquoi nous avons choisi ce thème?
C'est bien simple: parce que, au fil de nos missions d'accompagnement du changement à la mise en place de ProjExec Quickr ^(*), nos clients nous posent des questions qui (bien que dans des formulations diverses) finissent par se rejoindre... sur "qu'est-ce qu'il faut faire" pour y réussir ?
C'est pour cela donc que nous avons pensé à rassembler des réponses, dans lesquelles, à votre tour, vous pourrez choisir selon votre besoin.
Enfin, nous comptons publier également des interventions directes de la part des clients (auxquels nous remercions d'avance de bien vouloir participer à ces échanges).

Voici donc quelques exemples de bonnes pratiques à considérer:
- accompagner le changement en mettant en place des plans de communication et de formation, pour susciter l'adhésion des utilisateurs, motiver les intervenants de la première vague et créer un effet boule de neige pour faciliter la propagation au sein de l'organisation (lire un cas client)
- montrer le support et l'implication de la direction pour montrer l'importance métier de la démarche, en tant que projet d'entreprise aussi bien au démarrage de l'implémentation, que dans la durée (participation des représentants de la Direction au différents comités et communication)
- se fixer des objectifs et des indicateurs concernant l'adoption de la solution (nombre d'espaces collaboratifs / communautés, nombre d'utilisateurs, nombre de projets) voir des jalons (démarrage, montée en charge) transverses et par service
- identifier des objectifs ou projets transversaux pouvant impliquer, dès le début, des services ou entités diffrentes; par exemple les préparatifs concernant un évènement d'entreprise comme les voeux de début d'année, un salon métier, les séminaires d'équipe (en tant que projet), la chronique du déroulement quotidien de l'évènement choisi (en tant que blog), la création collaborative des communiquées internes (en tant que wiki)
- insister sur les fonctionnalités les plus novatrices en les mettant en oeuvre dès le départ sur des exemples concrets, afin d'éviter un usage exclusif de celles qui se rapprochent le plus d'une utilisation classique
- dans la même optique, accompagner les utilisateurs dès la mise en place en communiquant sur l'existant et sur l'apport des nouvelles solutions afin de bien identifier les périmètres et les scénarii d'utilisation (lire un retour client)
- prévoir l'affectation des tâches puis détailler le plan d'action avec son équipe lors de la réunion de lancement (un des premiers réflexes collaboratifs à avoir) afin que les participants puissent tout de suite contribuer à la réalisation, sans attendre
- réussir la délégation des tâches et obtenir l'adhésion des intervenants en se mettant d'accord sur les jalons et charges de travail ainsi que sur les moyens nécessaires à la réalisation des tâches
- faciliter la maîtrise des risques projet en encourageant la remontée des points d'attention par les utilisateurs.

Cet article vous semble utile? vous pouvez consulter également celui concernant les bonnes pratiques de gestion de projet 2.0.
Si vous souhaitez contribuer, merci de rajouter vos commentaires ci-dessous, toutes les contributions sont bienvenues! aussi, n'hésitez pas à nous contacter par le moyen de communication qui vous semble le plus adapté: vous retrouverez tous nos contacts sur le site http://www.h-urban.com !

^(*) plate-forme de partage communautaire au sein des entreprises, couplée à une solution dédiée à la réalisation des projets collaboratifs.