Le Blog Faciliware

Boite à outils Faciliware™: ProjExec de Trilog Group

Auparavant réservé aux sociétés américaines, ProjExec est disponible en France depuis le 28 juin 2006. Nous souhaitons vous présenter en quelques mots les caractéristiques innovantes de ce logiciel conçu pour faciliter le travail collaboratif, et qui integre des meilleures pratiques de gestion de projet. A l'occasion du lancement, M. Alexandre El Homsi, PDG de Trilog Group (société éditrice), a répondu à nos questions.

Présentez-nous, en quelques mots, votre société et les principales réalisations.

Présent aux Etats-Unis, en Europe et au Moyen Orient, Trilog Group est un pionnier dans le monde des technologies collaboratives inter-entreprises. Depuis sa création en 1997, Trilog Group propose des solutions basées sur l’intégration des processus métiers et sur une architecture ouverte et flexible.

En 1998, Trilog Group lance FlowBuilder^®, moteur de workflow pour la plate-forme Lotus^® élu meilleur logiciel 3 années de suite par le magazine Lotus Advisor^®. Puis en 2002, Trilog Group propose un environnement de développement rapide de portails collaboratifs en architecture ouverte J2EE/XML. Cette solution remporte à son tour plusieurs prix (APEX - Award for Publication Excellence - en 2003 et 2004), puis reçoit la plus éloquente des reconnaissances en étant rachetée par IBM^® pour devenir la base technologique du nouvel outil IBM Workplace^™ Designer. Trilog forme une alliance stratégique avec IBM en tant que Premier IBM Business Partner et Design Partner pour la conception de l’environnement IBM Workplace^™ Designer.

Fort de son expérience, Trilog Group décide alors de révolutionner le monde de la collaboration : en s’appuyant sur les atouts de la plateforme Workplace^™, le concept consiste à tirer parti de la collaboration en l’appliquant à la gestion de projet. Trilog Group s’impose comme un acteur majeur dans le monde des solutions de travail collaboratif avec ProjExec^™, son portail de gestion des projets collaboratifs, lauréat de trois prix d’excellence en 2006, dont le prestigieux IBM PartnerWorld Beacon Award pour « Best Lotus Software Solution ».

Trilog Group compte parmi ses clients des sociétés de renom international comme DaimlerChrysler, Dana Corporation, Mellon Bank et J. Walter Thompson.

Pourquoi avez-vous fait le choix d'orienter votre activité vers le travail collaboratif et en quoi consiste le caractère innovant de ProjExec?

En 2005, une étude de Gartner a identifié le travail collaboratif comme la technologie émergente avec le plus fort potentiel de croissance. Mais le marché de la simple collaboration est limité. Le concept clé de ProjExec réside dans l’utilisation de la collaboration dans un cadre où elle apporte une très forte valeur ajoutée : celui de la gestion de projet.

Une des caractéristiques innovantes de ProjExec est d’offrir une solution qui couvre toutes les phases du cycle de vie du projet, phases définies par le PMI (Project Management Institute^®), et en particulier la phase d’exécution. Cette phase, qui constitue la partie la plus importante en termes de durée, de nombre de participants, de coût, est aussi la phase au cours de laquelle la collaboration est primordiale, et permet d’améliorer significativement la qualité et la productivité.

Une autre caractéristique plébiscitée par nos utilisateurs est l’organisation de l’information par contexte. Toutes les données, les activités, les échanges collaboratifs et même les rôles d’un utilisateur sont contextuels au projet. Cela permet une amélioration significative de la productivité car un utilisateur ne voit que ce qui est pertinent pour lui dans un contexte donné.

Comment peut-on identifier des sources d'économies tangibles dans le domaine du travail collaboratif?

Aujourd’hui, la collaboration non encadrée est victime de son succès et entraîne de nombreux effets pervers : Nos boîtes aux lettres sont envahies de spams ou d’une surenchère d’information, souvent mal ciblée et déconnectée d’un contexte. 52% d’entre nous déclarent passer plus de 2 heures par jour à gérer ses emails, soit l’équivalent d’une journée de travail sur une semaine ! De plus, des problématiques de sauvegarde, de stockage et de sécurité surviennent inévitablement.

En gérant la collaboration dans le contexte du projet, et au sein d’un portail sécurisé, ProjExec répond à ces besoins primordiaux et permet d’obtenir des résultats tangibles.

La multiplication des projets inter-entreprises fait surgir elle aussi de nouvelles difficultés, de l’ordre de la sécurité ou d’une baisse de productivité. Un de nos clients, quatrième agence de publicité au niveau mondial, estime avoir réduit la durée du processus d’approbation pour les campagnes publicitaires de 4 semaines à 40 minutes, grâce aux apports des technologies collaboratives, adaptées au contexte du projet.

Comment est-ce que vous positionnez ProjExec par rapport à l'offre du marché?

En se positionnant à l’intersection des marchés du travail collaboratif et de la gestion de projet, ProjExec ouvre de nouvelles perspectives en surmontant les obstacles qui limitent traditionnellement ces deux marchés.

En effet, avec moins de 30% des projets informatiques qualifiés de « réussis » (respect du coût, du délai et des fonctionnalités attendues), les entreprises accueillent avec enthousiasme toute solution capable d’augmenter la productivité et la qualité. Or, les causes d’échec communément admises sont : le manque de participation des différents acteurs (en particulier les utilisateurs finaux et les personnes extérieures à l’entreprise), le manque de visibilité sur l’avancement du projet, une mauvaise gestion des changements, un accès difficile à l’information (données fragmentées sur différents sites, mal organisées, et pas de sélection de l’information pertinente en fonction du rôle).

Les portails collaboratifs existants sont plutôt orientés « documents ». Cela n’est pas suffisant pour produire une nette augmentation de la productivité, car cela ne couvre pas tous les besoins des utilisateurs. Grâce à notre solution orientée « projet », nous pensons répondre aux attentes du plus grand nombre : quelle entreprise n’utilise pas la notion de projet ?

De plus, en couvrant toutes les phases du cycle de vie d’un projet (selon le PMI, Project Management Institute^®), ProjExec participe à la prévention des échecs qui surviennent majoritairement dans la phase d’exécution.

Autrement dit, vous considérez que les utilisateurs attendent des fonctionnalités autres?

Absolument. Les utilisateurs attendent un nouveau modèle de collaboration adapté à leur activité quotidienne, le seul qui permette d’obtenir des résultats tangibles.

Selon une enquête de Knowings en 2005, 67% des personnes attendent en premier lieu du portail du futur qu’il facilite la collaboration en mode projet. Les autres attentes qui viennent juste après sont l’automatisation des processus métier, faciliter le travail à distance et les échanges avec les clients. ProjExec répond précisément à toutes ces attentes.

Dans ce contexte, quels sont les principaux apports de ProjExec?
En respectant la méthodologie du PMI (Project Management Institute^®), ProjExec permet de répondre aux besoins des différents acteurs d’un projet, et ce dans les différentes phases du cycle de vie d’un projet.

Grâce à son espace collaboratif sécurisé, ProjExec facilite la communication entre les différents protagonistes du projet, qu’ils soient internes ou externes à l’entreprise.

Grâce à la notion de contexte et de rôle, ProjExec permet aux utilisateurs d’accéder immédiatement à l’information pertinente, ce qui facilite l’exécution des tâches et améliore ainsi la productivité.

Grâce à l’automatisation de certains processus administratifs fastidieux, tels que la gestion des demandes de changement ou des rapports d’activité, ProjExec améliore le contrôle du projet et permet de rester en accord avec les objectifs prévus.

ProjExec offre une visibilité optimale sur l’avancement et sur les anomalies qui peuvent survenir, limitant ainsi les risques.

ProjExec garantit la centralisation de la connaissance, en sauvegardant l’intégralité des informations relatives au projet, y compris les échanges collaboratifs liés à une donnée, et assure l’organisation des informations, qui sont stockées dans le contexte sécurisé du projet.

Est-ce que ProjExec peut communiquer avec d'autres produits collaboratifs? lesquels?

ProjExec permet de fournir les informations détaillées du projet qui peuvent ensuite être utilisées par d’autres outils, tels que des tableaux de bord ou des outils décisionnels.

ProjExec s’intègre parfaitement avec la plateforme IBM Workplace^™ dont il exploite pleinement les capacités, mais peut aussi être installé sur tout serveur d’applications Java standard.

ProjExec peut reposer sur n’importe quelle base de données relationnelles, s’interfacer avec tout annuaire d’entreprise LDAP, tout serveur de mail et utiliser un outil de messagerie instantanée comme Lotus Sametime^®.

ProjExec permet la synchronisation avec MS Project^® ou tout autre outil de planification compatible XML.

Par ailleurs, ProjExec offre une option de synchronisation avec l’agenda Lotus Notes^®, permettant la visualisation des entrées de l’agenda Notes au sein de ProjExec et l’export des entrées ProjExec vers l’agenda Notes.

Quel est le profil-type de vos actuels clients, aux Etats-Unis?
Nous ciblons toute entreprise qui cherche à améliorer ses marges, en augmentant la productivité par exemple, à accélérer sa croissance, en facilitant le lancement de nouveaux produits ou services, ou à fidéliser ses clients, en les impliquant davantage dans l’élaboration d’un produit ou en améliorant la qualité du service rendu.

Les entreprises travaillant dans un écosystème complexe (partenaires externes, client, sous-traitants, équipes délocalisées, télétravailleurs) sont toujours sensibles au besoin d’améliorer la collaboration pour produire des résultats tangibles.

Comment voyez-vous  l'avenir de ProjExec?
Nous travaillons actuellement sur de nouvelles fonctionnalités, dans le domaine de la collaboration (voix sur IP, vidéoconférence…), de l’organisation des informations (explorateur d’activités), du contrôle des projets (personnalisation des processus métier, possibilité de générer automatiquement des rapports) et de la sécurité (granularité plus fine avec des droits d’accès configurables pour chaque donnée du projet).

Pour soutenir nos clients et nos partenaires, nous mettons à leur disposition un site de support gratuit, accessible depuis notre site Internet, www.triloggroup.com, ainsi que la possibilité de formations.

Notre équipe commerciale basée à Paris, et notre équipe de recherche et développement basée à Aix-en-Provence restent à votre disposition pour répondre à toute question.

Témoignage du DSI de GNIS - le succès d'implémentation d'un portail métier

M. Michel Gautier, Directeur Informatique de GNIS:
<<Pour une PME/PMI comme la notre (ayant fait le choix des produits IBM), l'intérêt majeur d'un tel portail d'intégration est sa capacité d'être "prêt à utiliser", englobant une "boîte à outils" pour le développement ainsi que les meilleures pratiques d'intégration des applications.>>

Paris, 6 juillet 2006

1. Quelques mots sur l'organisation de la société et sur l'équipe informatique

- GNIS est une PME/PMI ayant le siège à Paris; son organisation interne comporte 6 délégations régionales qui couvrent le territoire français, pour environ 180 salariés
- l'équipe informatique compte 7 personnes dont 5 sont affectés à la maintenance et évolution applicative, les autres prenant en charge l'administration de l'infrastructure

  2. Description de l'environnement initial (serveurs, applications) et des objectifs du projet portail

Pour l'infrastructure transverse, notre SI est construit autour de produits IBM et de produits tiers auxquels se rajoutent diverses applications métier. De par notre organisation territoriale, l'infrastructure technique est basée sur un réseau (7 sites sur l’ensemble de la France) de serveurs centraux et régionaux. L'ossature centrale utilise un serveur IBM iSeries, des serveurs Intel Windows 2003 et chaque site régional dispose d’un serveur Notes et d’un serveur de production - Intel Windows 2003 avec des bases de données relationnelles gérées par SQL Serveur.

Pour la réalisation des tâches quotidiennes métier, les utilisateurs accèdent à plusieurs applications en mode client / serveur (Magic, VDoc, Notes, Selligent, Business Objects).

La mise en place du portail métier a donc été envisagée pour faciliter l'accès aux différentes applications: un tel bureau unique éviterait l'ouverture des multiples applications et permet un accès personnalisé selon profil.

Aussi, du point de vue de l'architecture, la réalisation du projet permet la consolidation sur le site central et l'abandon des serveurs régionaux.


   3. Historique du projet

    * Les reflexions autour du projet ont commencé à la mi-2004.
    * Les activités en amont ont débuté en automne 2004 (expression des besoins, études d'infrastructure, architecture logiciel, préconisations de formation, enveloppe budgétaire).
    * Le feu vert de la direction a eu lieu en janvier 2005 pour un projet pilote partant sur la réalisation de l'application portail intégrant une grille d'activité.
    * Le pilote a débuté au printemps 2005 avec la montée en compétence de l'équipe informatique, sur les technologies de développement java (outils IBM Rational Software Architect) et portail (IBM Websphere Portal Server).
    * En juillet 2005 le pilote était finalisé, les tests ont eu lieu à la rentrée 2005.
    * En fin 2005 le groupe d'utilisateurs "métier" avait réussi à formaliser 6 autres grilles d'activité, dont l'implémentation a été reprise en janvier 2006.

   4. Etat actuel du projet, phasage de la mise en production

A ce jour (mi-2006), le portail comporte plusieurs espaces:
- collaboratif (annuaire, agenda, messagerie),
- administratif (notes de frais, demandes de congé),
- qualité (documents et procédures)
- ainsi qu'un espace métier.

Dans cet espace métier, la première application "maison" développée sous le portail a mis à disposition des utilisateurs les activités et les documents procéduraux concernant les processus spécifiques GNIS, selon le métier concerné et la saisonnalité. Les grilles descriptives sont créées par les groupes de travail utilisateurs constitués à cette occasion. En ce moment 7 grilles métier sur les 13 existantes ont été intégrées à l'application portail.

   5. Les aspects organisationnels du projet

Plusieurs aspects doivent être mentionnés:

    * l'importance du pilote: la mise en place progressive a permis une montée en compétences de l'équipe, qui désormais assure la maintenance et l'évolution du portail, aussi bien sur le plan applicatif que sur l'administration technique

    * implication initiale des utilisateurs: la réunion des représentants des régions n'a pas été facile mais il est très important que l'expression des besoins se fasse en direct, par les personnes qui constitueront les utilisateurs finaux
    * rôle du DSI / animateur: dans un tel projet d'entreprise, le rôle de la Direction informatique a été aussi et surtout d'animer les travaux et d'orchestrer les équipes voir mobiliser les différents intervenants
    * arbitrage de la mobilisation des ressources: puisque GNIS a souhaité de prendre en charge l'implémentation, la formation et la réalisation de l'application ont dû cohabiter avec les activités quotidiennes. Environ 3 jours (formation et réalisation) sur 5 hebdomadaires ont été dédiées au départ au projet.

   6. Quels sont les points d'attention d'un tel projet d'intégration?

Les relations avec les différents éditeurs constituent un point principal du projet, la webisation des applications devant passer par la faisabilité et les validations techniques. Le passage des différentes applications de client / serveur vers l'accès en mode web nous a réservé quelques surprises, aussi bien sur les techniques à utiliser que sur l'estimation des charges de travail voir sur le changement des produits tiers et licences.

   7. Qu'est-ce que la mise en place du portail a apporté à l'équipe informatique?

Sur le plan de la motivation, il est certain que la montée en compétences sur des nouvelles technologies a représenté un beau défi pour l'ensemble de l'équipe (dont l'âge moyen se situe autour des 35 ans )
Sur le plan professionnel, la réalisation du projet représente également une évolution par rapport à l'existant, ce qui conforte le potentiel de chacune des personnes.

   8. Qu'est-ce que le portail apporte à votre Système d'Information?

Parmi les apports du portail, en tant que composante du SI, nous devons considérer plusieurs aspects: dans l'immédiat, il s'agit certes de l'occultation du bureau Windows. Plus important et sur un plan plus général, le portail a permis une évolution "en douceur" qui évite surtout une refonte complète de l'existant.  On notera également la mise en place progressive, qui nous a permis de maîtriser par nous-mêmes les développements, à notre rythme, ce qui nous permet d'assurer la maintenance voir l'évolution.

D'un point de vue métier, cette fois, la mise en place du portail nous a permis a féderer selon une logique "processus" l'accès aux documents et applications. Il est également intéressant à noter que la nécessaire formalisation préalable du processus qualité a eu un effet secondaire bénéfique: l'opportunité de reviser voir de compléter les procédures métier pour les insérer dans notre Business Process Portal.

   9. En conclusion, quel est l'intérêt d'un tel outil pour les PME/PMI?

Pour une PME/PMI comme la notre (ayant fait le choix des produits IBM), l'intérêt majeur d'un tel portail d'intégration est sa capacité d'être "prêt à utiliser", puisqu'il met à disposition une "boîte à outils" pour le développement autour ainsi que les meilleures pratiques d'intégration des applications existantes (dans le monde IBM ou pas). Ceci permet d'éviter les ruptures technologiques, de faire évoluer l'existant sans avoir à refaire l'ensemble: dans ce contexte, nous ne comptons pas autant les "gains" apportés mais surtout les "économies" de coûts qui nous ont été évitées lors de l'inévitable passage des applications client / serveur vers un accès banalisé.

Papyboom: quel impact pour les DSI des PME/PMI?

Si l'annonce des départs massifs à la retraite ne fait plus l'actualité des journaux, en révanche elle est d'autant plus importante pour la plupart des entreprises. Il y a quelques années déjà, Ipsos nous prévenait que «La génération de Français nés entre 1950 et 1960 (près de 800.000 naissances en moyenne par an, soit près de 30% de plus que la décennie précédente), les fameux baby-boomers arrivent à la retraite... Plus de 30% de la population Française a plus de 50 ans» (1). Nous souhaitons nous pencher aujourd'hui sur les impacts de ces départs dans l'activité quotidienne des Directions Informatiques.

D'une manière générale, au niveau macro-économique, l'accent mis sur les solutions à prévoir sont relativement concertés et bien visibles dans des domaines pointus: voir, par exemple, les initiatives concernant les transmissions d'entreprise.

Au niveau de l'entreprise, plus spécifiquement, on constate également une prise de conscience à ce sujet: «59% des DRH affirment avoir commencé à réfléchir à l'impact démographique qu'entraînera le vieillissement de la pyramide des âges... 36% des DRH penchent pour des programmes de formation spécifiques», nous informe une étude de Manpower.(2)

Comment est-ce que les impacts sont ressentis, d'une manière encore plus précise, au sein des Directions Informatiques? Certes, il s'agit surtout de la connaissance de l'applicatif de l'entreprise. «Le cœur des préoccupations des DSI se situe désormais dans les applications. L’édifice applicatif construit depuis maintenant plusieurs décades est fragilisé par le poids des couches historiques qui s’entassent sans que jamais les entreprises n’aient eu le temps et les moyens de faire le nettoyage qui s’imposait.... Les utilisateurs sont désormais une grande majorité à utiliser chez eux une informatique attractive, multimédia, efficace et disponible, celle du web. Leur tolérance envers l’informatique qu’ils utilisent dans leur milieu de travail est de plus en plus réduite, d’autant plus que les jeunes générations, qui sont nées dans ce monde de liberté, de mobilité, d’échange multimédia et de fluidité, ne comprennent pas que subsiste une autre informatique, qu’ils perçoivent comme contraignante et sommaire… mouvement de rationalisation du portefeuille d’application qui passe à la fois par une optimisation de l’existant et par l’introduction de nouvelles méthodes de travail, tant en architecture qu’en développement, pour construire des applications plus flexibles et moins coûteuses» (3).

Selon nous, dans le domaine applicatif, le problème peut être décomposé en deux aspects: a) celui de la "capture" des connaissances du SI (accumulées par les équipes actuelles) et b)  celui de l'accompagnement des personnes appelées à remplacer les salariés.

D'un côté, l'entreprise dispose d'un héritage parfois complexe mais parfaitement viable et surtout qui soutient au quotidien son activité - qui se doit donc d'être maintenu et évolué. De l'autre, les nouveaux arrivants (informaticiens ou utilisateurs finaux) de plus en plus jeunes, perçoivent la difficulté (voir l'adversité) de prendre le relais des applications moins "user-friendly", surtout si elles ne sont pas visuelles. Comment réconcilier les deux besoins en valorisant l'existant? A notre sens, il faut cartographier, avant tout, ces couches historiques. Et partir ensuite sur des développements permettant de séparer le back-office (dont les traitements peuvent se faire selon les anciennes procédures) du front-office, qui doit offrir une interface ergonomique à l'utilisateur final (ceci, en utilisant des nouvelles technologies, motivantes pour l'équipe informatique).

Dans notre Blog, nous vous proposerons très prochainement un avis d'éditeur et un avis d'utilisateur. A bientôt!

(1) "Senior Attitudes - chronique d'un Papyboom annoncé", Ipsos, 18 février 2003

(2) "5ème Baromètre de l'innovation en management", Manpower, 2003

(3) "La révolution applicative est en marche", Jean-Pierre Corniou, ITRManager, Mardi 09 mai 2006 [En rajoutant, au fur et à mesure, une couche de présentation plus conviviale, pour les utilisateurs finaux.]

Tableaux de bord et Portails

Etude Hurwitz &Associates: Tableaux de bord et Portails

Nous vous présentons ci-dessous les principales conclusions de l'étude:
l'utilisation des tableaux de bord se généralise d'une manière sectorielle (adoption par toute activité économique) et fonctionnelle (adoptée par toute fonction de l'entreprise);
l'intégration des sources multiples de données se trouve au coeur des besoins d'utilisation des tableaux de bord;
l'assistance à la décision et l'élimination des traitements manuels sont les principaux apports des tableaux de bord;
le Retour sur l'Investissement est réalisé rapidement: sur l'ensemble de l'échantillon, 50% des entreprises ont récupéré leur investissement durant la première année de production;
les déploiements de type portail représentent la plateforme de prédilection pour les tableaux de bord avec plus de 3 entreprises sur 4.

Voici les caractéristiques des Tableaux de bord le plus appréciées par les sociétés questionnées:
la visualisation graphique des données, permettant l'évaluation rapide de la performance et la navigation détailée pour étudier les sources des anomalies;
les formats structurés permettant une présentation orientée objectifs;
l'information en temps réel qui en plus élimine les traitements manuels extensifs et coûteux.

 L'examen des tableaux de bord mis en place a permis de conclure que la valeur ajoutée la plus importante est produite lorsque l'outil permet aux responsables de visualiser rapidement l'information de support à la décision pour une action prompte.
Les principales composantes qui permettent que les tableaux de bord favorisent l'action sont les suivantes:
liens naviguables entre les données en temps réel et celles de l'historique
alertes remontées aux responsables lorsque les indicateurs dépassent des seuils pre-établis
la connexion avec la messagerie et les processus métier.

Dans ces circonstances, le cabinet suggère une implémentation plus efficace au sein des portails, nottament grâce à la structure modulaire d'une telle architecture.

⁽*⁾ Hurwitz &Associates: Dashboards - Enabling Insight and Action, Hurwitz Research, 2005, disponible en version intégrale sur l'Internet http://www.hurwitz.com

Ainsi, les entreprises estiment que l'impact des Tableaux de bord est particulièrement fort dans les domaines du support à la décision, la vitesse d'adaptation au marché, l'amélioration de la productivité, l'amélioration de la rentabilité, l'augmentation de la satisfaction client, la différenciation concurrentielle.
Les réponses des entreprises ont également permis de dresser la liste des avantages les plus importants: diminution des traitements manuels de nature administrative, augmentation de l'éfficacité opérationnelle, plus grande réactivité aux évolutions des indicateurs clés, identification des problèmes et gestion des exceptions, augmentation de la cohésion organisationnelle, meilleure visibilité des activités distantes, détection rapide des anomalies et escalade.