Boite à outils Faciliware™: ProjExec de Trilog Group

Auparavant réservé aux sociétés américaines, ProjExec est disponible en France depuis le 28 juin 2006. Nous souhaitons vous présenter en quelques mots les caractéristiques innovantes de ce logiciel conçu pour faciliter le travail collaboratif, et qui integre des meilleures pratiques de gestion de projet. A l'occasion du lancement, M. Alexandre El Homsi, PDG de Trilog Group (société éditrice), a répondu à nos questions.

Présentez-nous, en quelques mots, votre société et les principales réalisations.

Présent aux Etats-Unis, en Europe et au Moyen Orient, Trilog Group est un pionnier dans le monde des technologies collaboratives inter-entreprises. Depuis sa création en 1997, Trilog Group propose des solutions basées sur l’intégration des processus métiers et sur une architecture ouverte et flexible.

En 1998, Trilog Group lance FlowBuilder^®, moteur de workflow pour la plate-forme Lotus^® élu meilleur logiciel 3 années de suite par le magazine Lotus Advisor^®. Puis en 2002, Trilog Group propose un environnement de développement rapide de portails collaboratifs en architecture ouverte J2EE/XML. Cette solution remporte à son tour plusieurs prix (APEX - Award for Publication Excellence - en 2003 et 2004), puis reçoit la plus éloquente des reconnaissances en étant rachetée par IBM^® pour devenir la base technologique du nouvel outil IBM Workplace^™ Designer. Trilog forme une alliance stratégique avec IBM en tant que Premier IBM Business Partner et Design Partner pour la conception de l’environnement IBM Workplace^™ Designer.

Fort de son expérience, Trilog Group décide alors de révolutionner le monde de la collaboration : en s’appuyant sur les atouts de la plateforme Workplace^™, le concept consiste à tirer parti de la collaboration en l’appliquant à la gestion de projet. Trilog Group s’impose comme un acteur majeur dans le monde des solutions de travail collaboratif avec ProjExec^™, son portail de gestion des projets collaboratifs, lauréat de trois prix d’excellence en 2006, dont le prestigieux IBM PartnerWorld Beacon Award pour « Best Lotus Software Solution ».

Trilog Group compte parmi ses clients des sociétés de renom international comme DaimlerChrysler, Dana Corporation, Mellon Bank et J. Walter Thompson.

Pourquoi avez-vous fait le choix d'orienter votre activité vers le travail collaboratif et en quoi consiste le caractère innovant de ProjExec?

En 2005, une étude de Gartner a identifié le travail collaboratif comme la technologie émergente avec le plus fort potentiel de croissance. Mais le marché de la simple collaboration est limité. Le concept clé de ProjExec réside dans l’utilisation de la collaboration dans un cadre où elle apporte une très forte valeur ajoutée : celui de la gestion de projet.

Une des caractéristiques innovantes de ProjExec est d’offrir une solution qui couvre toutes les phases du cycle de vie du projet, phases définies par le PMI (Project Management Institute^®), et en particulier la phase d’exécution. Cette phase, qui constitue la partie la plus importante en termes de durée, de nombre de participants, de coût, est aussi la phase au cours de laquelle la collaboration est primordiale, et permet d’améliorer significativement la qualité et la productivité.

Une autre caractéristique plébiscitée par nos utilisateurs est l’organisation de l’information par contexte. Toutes les données, les activités, les échanges collaboratifs et même les rôles d’un utilisateur sont contextuels au projet. Cela permet une amélioration significative de la productivité car un utilisateur ne voit que ce qui est pertinent pour lui dans un contexte donné.

Comment peut-on identifier des sources d'économies tangibles dans le domaine du travail collaboratif?

Aujourd’hui, la collaboration non encadrée est victime de son succès et entraîne de nombreux effets pervers : Nos boîtes aux lettres sont envahies de spams ou d’une surenchère d’information, souvent mal ciblée et déconnectée d’un contexte. 52% d’entre nous déclarent passer plus de 2 heures par jour à gérer ses emails, soit l’équivalent d’une journée de travail sur une semaine ! De plus, des problématiques de sauvegarde, de stockage et de sécurité surviennent inévitablement.

En gérant la collaboration dans le contexte du projet, et au sein d’un portail sécurisé, ProjExec répond à ces besoins primordiaux et permet d’obtenir des résultats tangibles.

La multiplication des projets inter-entreprises fait surgir elle aussi de nouvelles difficultés, de l’ordre de la sécurité ou d’une baisse de productivité. Un de nos clients, quatrième agence de publicité au niveau mondial, estime avoir réduit la durée du processus d’approbation pour les campagnes publicitaires de 4 semaines à 40 minutes, grâce aux apports des technologies collaboratives, adaptées au contexte du projet.

Comment est-ce que vous positionnez ProjExec par rapport à l'offre du marché?

En se positionnant à l’intersection des marchés du travail collaboratif et de la gestion de projet, ProjExec ouvre de nouvelles perspectives en surmontant les obstacles qui limitent traditionnellement ces deux marchés.

En effet, avec moins de 30% des projets informatiques qualifiés de « réussis » (respect du coût, du délai et des fonctionnalités attendues), les entreprises accueillent avec enthousiasme toute solution capable d’augmenter la productivité et la qualité. Or, les causes d’échec communément admises sont : le manque de participation des différents acteurs (en particulier les utilisateurs finaux et les personnes extérieures à l’entreprise), le manque de visibilité sur l’avancement du projet, une mauvaise gestion des changements, un accès difficile à l’information (données fragmentées sur différents sites, mal organisées, et pas de sélection de l’information pertinente en fonction du rôle).

Les portails collaboratifs existants sont plutôt orientés « documents ». Cela n’est pas suffisant pour produire une nette augmentation de la productivité, car cela ne couvre pas tous les besoins des utilisateurs. Grâce à notre solution orientée « projet », nous pensons répondre aux attentes du plus grand nombre : quelle entreprise n’utilise pas la notion de projet ?

De plus, en couvrant toutes les phases du cycle de vie d’un projet (selon le PMI, Project Management Institute^®), ProjExec participe à la prévention des échecs qui surviennent majoritairement dans la phase d’exécution.

Autrement dit, vous considérez que les utilisateurs attendent des fonctionnalités autres?

Absolument. Les utilisateurs attendent un nouveau modèle de collaboration adapté à leur activité quotidienne, le seul qui permette d’obtenir des résultats tangibles.

Selon une enquête de Knowings en 2005, 67% des personnes attendent en premier lieu du portail du futur qu’il facilite la collaboration en mode projet. Les autres attentes qui viennent juste après sont l’automatisation des processus métier, faciliter le travail à distance et les échanges avec les clients. ProjExec répond précisément à toutes ces attentes.

Dans ce contexte, quels sont les principaux apports de ProjExec?
En respectant la méthodologie du PMI (Project Management Institute^®), ProjExec permet de répondre aux besoins des différents acteurs d’un projet, et ce dans les différentes phases du cycle de vie d’un projet.

Grâce à son espace collaboratif sécurisé, ProjExec facilite la communication entre les différents protagonistes du projet, qu’ils soient internes ou externes à l’entreprise.

Grâce à la notion de contexte et de rôle, ProjExec permet aux utilisateurs d’accéder immédiatement à l’information pertinente, ce qui facilite l’exécution des tâches et améliore ainsi la productivité.

Grâce à l’automatisation de certains processus administratifs fastidieux, tels que la gestion des demandes de changement ou des rapports d’activité, ProjExec améliore le contrôle du projet et permet de rester en accord avec les objectifs prévus.

ProjExec offre une visibilité optimale sur l’avancement et sur les anomalies qui peuvent survenir, limitant ainsi les risques.

ProjExec garantit la centralisation de la connaissance, en sauvegardant l’intégralité des informations relatives au projet, y compris les échanges collaboratifs liés à une donnée, et assure l’organisation des informations, qui sont stockées dans le contexte sécurisé du projet.

Est-ce que ProjExec peut communiquer avec d'autres produits collaboratifs? lesquels?

ProjExec permet de fournir les informations détaillées du projet qui peuvent ensuite être utilisées par d’autres outils, tels que des tableaux de bord ou des outils décisionnels.

ProjExec s’intègre parfaitement avec la plateforme IBM Workplace^™ dont il exploite pleinement les capacités, mais peut aussi être installé sur tout serveur d’applications Java standard.

ProjExec peut reposer sur n’importe quelle base de données relationnelles, s’interfacer avec tout annuaire d’entreprise LDAP, tout serveur de mail et utiliser un outil de messagerie instantanée comme Lotus Sametime^®.

ProjExec permet la synchronisation avec MS Project^® ou tout autre outil de planification compatible XML.

Par ailleurs, ProjExec offre une option de synchronisation avec l’agenda Lotus Notes^®, permettant la visualisation des entrées de l’agenda Notes au sein de ProjExec et l’export des entrées ProjExec vers l’agenda Notes.

Quel est le profil-type de vos actuels clients, aux Etats-Unis?
Nous ciblons toute entreprise qui cherche à améliorer ses marges, en augmentant la productivité par exemple, à accélérer sa croissance, en facilitant le lancement de nouveaux produits ou services, ou à fidéliser ses clients, en les impliquant davantage dans l’élaboration d’un produit ou en améliorant la qualité du service rendu.

Les entreprises travaillant dans un écosystème complexe (partenaires externes, client, sous-traitants, équipes délocalisées, télétravailleurs) sont toujours sensibles au besoin d’améliorer la collaboration pour produire des résultats tangibles.

Comment voyez-vous  l'avenir de ProjExec?
Nous travaillons actuellement sur de nouvelles fonctionnalités, dans le domaine de la collaboration (voix sur IP, vidéoconférence…), de l’organisation des informations (explorateur d’activités), du contrôle des projets (personnalisation des processus métier, possibilité de générer automatiquement des rapports) et de la sécurité (granularité plus fine avec des droits d’accès configurables pour chaque donnée du projet).

Pour soutenir nos clients et nos partenaires, nous mettons à leur disposition un site de support gratuit, accessible depuis notre site Internet, www.triloggroup.com, ainsi que la possibilité de formations.

Notre équipe commerciale basée à Paris, et notre équipe de recherche et développement basée à Aix-en-Provence restent à votre disposition pour répondre à toute question.